Quando Outlook genera errori strani...controlliamo la dimensione del profilo

Spesso può capitare che Outlook inizi a dare problemi piuttosto vistosi: mail che rimangono in "Posta in uscita", altre che diventano misteriosamente bianche, alcune che non si riescono a cancellare...e così via. Insomma, lavorare diventa piuttosto problematico.

Prima di mandare al diavolo Outlook vediamo di capire da cosa dipendono questi blocchi e, sopratutto, come poter rimediare.

Se i file di Office sono tutti in ordine, i blocchi potrebbero dipendere dalla dimensione del file Outlook.pst. Questo database è il cuore di Outlook, tutto ciò che concerne il programma di posta viene salvato qui (più precisamente mail, contatti e calendario). Microsoft certifica database sino a 2GB però, tranne che per la versione 2010, non vi è un vero e proprio limite fisico (ne ho visti anche di 8Gb lavorare senza problemi). Personalmente io ritengo che non sia un bene lasciar crescere a dismisura questo tipo di file, troppo spesso si rischia di perdere mail o di precludere l'accesso all'intero database, nel caso questo si danneggiasse.



Come prima cosa verifichiamo l'effettiva dimensione del nostro file.
Prendendo in esame la versione 2003 (attualmente la più diffusa) abbiamo due modi per poter verificare il file.

Metodo 1
Consiste nel recarsi direttamente nella cartella dove risiede il file Outlook.pst. Abilitando la visualizzazione dei file nascosti rechiamoci nel seguente percorso:

C:\Documents and Settings\TUO_UTENTE\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Microsoft\Outlook

Metodo 2
Consiste nell'utilizzare il pannello di controllo di Windows.

Dal pannello di controllo cliccare sulla voce Posta elettronica e, successivamente, sulla voce File di dati e infine su Apri cartella

Cliccando con il tasto destro sul file Outlook.pst e scegliendo proprietà potremo scoprire l'effettiva dimensione del nostro database. Se questo è superiore a 2GB e si avvicina a quel valore...è ora di dare una svecchiata!

La soluzione più semplice ed indolore è sicuramente quella di fare pulizia nell vecchie mail. La risposta che sento più spesso è: "ma ho già cancellato molte vecchie mail" purtroppo le mail che non hanno allegati sono molto "leggere" in termini di Kb, quindi eliminarne molte spesso non significa alleggerire significativamente il database. Quindi, o si eliminano mail che contengono allegati, oppure bisogna tentare un'altra strada.

L'unica soluzione possibile è quella di creare un nuovo file .pst dove archiviare la posta elettronica ed utilizzare quello vecchio come database atto solo alla consultazione. Vediamo come fare.

Sempre da Pannello di controllo - Posta elettronica clicchiamo sulla voce Account di posta. Lasciamo la selezione su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti e clicchiamo su Avanti. Verrà visualizzata una finestra simile a questa:

Clicchiamo sulla voce Nuovo file di dati di Outlook e selezioniamo la prima voce:

Chiamiamo il nuovo file come New in modo da distinguerlo da quello vecchio e confermiamo cliccando OK. Alla richiesta di crittografia lasciate la selezione come viene proposta da Outlook mentre cambiate il nome da "Cartelle Personali" a New (sempre per fare distinzione).

Una volta tornati alla finestra dell'account dal menù a tendina sulla sinistra scegliete quello che si chiama New. Confermate tutti i messaggi con OK

Al successivo avvio di Outlook vi troverete due colonne a sinistra: la prima (che si chiamerà New) rappresenta il vostro nuovo file database, mentre quella sotto (generalmente ha il nome di Cartelle personali) rappresenta quello vecchio.

E così Outlook è rinato! La posta in arrivo fluirà nel nuovo file New.pst permettendovi di ripristinare le funzionalità regolari di Outlook. Quello vecchio, invece, servirà solo per la consultazione e, quindi, non verrà più popolato dalle nuove mail.